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Llevar tu empresa a la obtención de la certificación ISO 9001:2015 es un proyecto que se puede dividir en pocos pasos. A continuación, conocerán nuestro método, probado en más de 50 organizaciones a nivel regional. Aquí podrás conocer la estructura utilizada por consultores reconocidos en el negocio de las consultorías.
Posterior al método, también podrás ubicar los elementos o requisitos que debes cumplir para lograrlo y las condiciones que debes evitar.
Por último listamos las no conformidades que más han visto nuestros auditores en su experiencia.
El método puede ser llevado adelante por una persona que tenga conocimientos básicos de sistemas de gestión de calidad. ¡Anímate!
Tareas para aumentar las probabilidades de lograr la certificación ISO 9001:2015:
- Conocer sobre ISO 9001:2015
- Realizar un análisis de brecha
- Crear el proyecto de implementación
- Capacitar a los colaboradores
- Documentar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
- Implementar en nuevo Sistema de Gestión de Calidad
- Realizar auditoría interna
- Preparar la auditoría de certificación
- Mantener y Actualizar el SGC
Ahora veremos con detenimiento cada una de ellas.
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Conocer sobre ISO 9001:2015
Existen varias maneras de conocer sobre la norma ISO 9001:2015. La más directa sería comprar una copia del estándar.
Como alternativas, existen varias opciones como comprar un tutorial, que obviamente tendrá el contenido resumido. También se podría comprar directamente la lista de los requisitos.
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Realizar un análisis de brecha: Diagnóstico
Una vez se tiene los requisitos que se deben cumplir, lo que se impone es comparar lo que tenemos en la organización actualmente frente a los objetivos que debemos cumplir.
Para ejecutar un análisis de brecha se requieren nociones generales de calidad. Una persona con conocimiento básico y una buena lista de verificación, seguramente puede llevar adelante esta tarea del análisis de brecha.
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Crear el proyecto de implementación: Diseño del SGC
Producto del análisis de brecha, se debe evidenciar el recorrido que debe dar la organización, en relación con los requisitos, para poder cumplir con la norma a cabalidad.
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Capacitar a los colaboradores
Parte del proyecto conlleva la capacitación del personal que colabora en la empresa. Al final del día, son ellos los que realizan las actividades del día a día, por lo que son la parte que debe ejecutar las tareas acordes al SGC.
Para poder que ellos lleven adelante las actividades en acorde al SGC, se les debe capacitar. Los colaboradores deben conocer a detalle su rol dentro del SGC.
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Documentar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
La norma establece la documentación con que debe contar el SGC. Como parte del proyecto de implementación se deben tener tareas de creación de modelos y plantillas para la documentación que va a llevar la organización como parte del SGC.
Existen plantillas que se pueden adquirir para que sirvan de base para la creación de documentación.
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Implementar el nuevo Sistema de Gestión de Calidad basado en ISO 9001:2015
La implementación no es más que desplegar los procesos y la documentación que han sido creados y establecidos producto del SGC.
Es poner en la práctica, los nuevos procesos, de existir, la nueva documentación y las nuevas políticas de la empresa.
En esta etapa se requiere realizar monitoreo y seguimiento por parte de la gerencia para validar el desempeño del equipo de colaboradores.
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Realizar auditoría interna
La auditoría interna debe ser realizada por una persona que esté entrenada para ello.
Para llevar adelante las auditorías internas, lo que se acostumbra es entrenar al personal de la empresa que las estará ejecutando, no solo en esta etapa inicial, si no también posteriormente en la etapa de seguimiento y control.
Esta capacitación se sugiere que sea parte del proceso de capacitación de la actividad 4.
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Preparar la auditoría de certificación
Una vez concluida la auditoría interna, se conocerá la situación actual del SGC, justo luego de haber realizado el despliegue de las actualizaciones y novedades. Es de esperar que durante esta auditoría, se identifiquen no conformidades.
Uno de los objetivos es precisamente identificar estas no conformidades y corregirlas, en vistas a tener un SGC más robusto y preparado para recibir un auditoria de certificación.
La auditoría de certificación debe ser realizada por un ente certificador reconocido y autorizado por el Foro Internacional de Acreditación (IAF). Esta entidad certificadora, enviaría un auditor para que realice la auditoría de certificación.
Para lograr la recomendación a que se emita la certificación ISO 9001:2015 para su organización, no se debe encontrar ninguna no conformidad mayor.
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Mantener y Actualizar el SGC
Para que el esfuerzo realizado para lograr la certificación, incremente su valor, es igual o más importante mantener y actualizar el SGC.
¿Qué es una no conformidad?
Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito de la norma ISO 9001:2015, los cuales están listados en el numeral 3.6.4
¿Cómo se clasifican?
Las no conformidades pueden ser clasificadas como no conformidad mayor, no conformidad menor, a saber:
No conformidad mayor, también conocidas como categoría 1. Se refiere a una falla sistemática o deficiencia significativa. Algunos consultores les gusta simplificarlo como el no cumplimiento de uno de los requisitos de la norma.
La literatura la define como:
no conformidad que afecta la capacidad del sistema de gestión para lograr los resultados previstos.
Adicionalmente, se realizan las siguientes anotaciones:
Si existe una duda significativa de que se haya implementado un control eficaz del proceso, o de que los productos o servicios cumplan los requisitos especificados;
Una cantidad de no conformidades menores asociadas al mismo requisito o cuestión podría demostrar una desviación sistemática y, por tanto, constituyen una no conformidad mayor.
Ejemplos:
* Falta de documentación de procesos
* No hay evidencia de auditorías internas
No conformidad menor, también conocidas como categoría 2: Se refiere a una falla menor o esporádica con relación al contenido o la implementación del SGC. En este caso, algunos consultores lo reducen a una implementación mayormente correcta del requisito, pero que el mismo tiene un evidente retraso en la implementación del SGC. También se refieren a cumplimientos parciales de un requisito.
La literatura la define como:
No conformidad que no afecta la capacidad del sistema de gestión para lograr los resultados previstos.
Ejemplos:
* Sin evidencia de firma en un registro
* No cumplir con tareas de un proceso
Observaciones, también conocidas como categoría 3: Son aquellas que al momento no representan un riesgo para el SGC, pero si la actividad, proceso, documentación o preocupación no se mejora, podría dar como resultado servicio, producto o sistema no conforme.
Ejemplos:
* Incrementar las características del equipo de TI
* Mejor identificación de ruta de evacuación.
No conformidades más comunes ubicadas durante una auditoría de certificación:
- Desconocimiento de los procesos por parte de la gerencia
- Falta de documentación para calibración de equipos
- Ausencia de métodos para planificación
- Falta de un proceso de inspección final
- Falta de capacitación de los colaboradores
- Bitácoras de registro incompletas
- Ausencia de documentación
¿Cuáles son los requisitos que se deben cumplir para obtener una certificación ISO 9001:2015?
ISO 9001 está fundamentado en la metodología basada en los principios de PDAC, que proviene del inglés: Plan – Do – Act – Check. En español vendría siendo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
Esto se refleja con los distintos requisitos y objetivos de la norma ISO 9001:
PLANIFICAR
- Objetivo y Campo de Aplicación
- Referencias Normativas
- Términos y definiciones
- Contexto de la organización
- Liderazgo
- Planificación
HACER
- Apoyo
- Operación
VERIFICAR
- Evaluación del Desempeño
ACTUAR
- Mejora
Al día siguiente de la auditoría de certificación…
Para que el esfuerzo realizado para lograr la certificación, incremente su valor, es igual o más importante mantener y actualizar el SGC.
Un SGC debe ser un sistema vivo, que se actualice y se mejore de forma continua, por lo que una vez culminado el proyecto para obtener la certificación, se debe trabajar en el plan de mantenimiento del sistema.
Dependiendo de la estrategia y quienes ejecutarán las distintas tareas de implementación del sistema, así mismo se verán impactados los costos del proyecto.
La certificación como tal, es un servicio que se negocia con el ente certificador y regularmente es una inversión susceptible a la cantidad de áreas o procesos a auditar, el tamaño de la organización y la cantidad de colaboradores que forman parte de la misma.
Un SGC debería estar basado en los 7 principios de la calidad:
- Enfoque al Cliente
- Liderazgo
- Participación del personal
- Enfoque basado en procesos
- Mejora
- Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
- Gestión de las Relaciones
A saber:
Principio 1: Enfoque al Cliente. La organización siempre de buscar satisfacer a sus clientes, a través de ofrecer servicios que estén acorde con sus necesidades.
Principio 2: Liderazgo. Sin un buen líder, se complica lograr los objetivos de una organización. Estos son los responsables de llevar motivar a los colaboradores para que trabajen en equipo para lograr los objetivos trazados.
Principio 3: Participación del personal. Sin los colaboradores, la organización no funciona y por ende no podrá lograr los objetivos trazados por el equipo de liderazgo. Estos colaboradores deben sentirse motivados, valorados y parte de la organización.
Principio 4: Enfoque basado en procesos. Los procesos permiten crear valor para los clientes. Procesos documentados y confiables brindan certeza de los resultados.
Principio 5: Mejora. Siempre hay oportunidad para mejorar. La organización debe contar con tareas y actividades orientadas a detectar estas oportunidades y crear proyectos para mejorarlas.
Principio 6: Enfoque basado en hechos para la toma de decisión. Tomar decisiones basado en evidencias y hechos, facilita la actividad y promete mejores resultados. Mientras mejor evidencia y hechos, los cuales podemos obtener de mecanismos de medición, mejores decisiones podrán tomar la organización.
Principio 7: Gestión de las Relaciones. La vida en sociedad, los vínculos que se desarrollan con los socios estratégicos, proveedores y clientes contribuyen al progreso de la organización. Ayudar a los demás a desarrollarse, siempre redunda en el desarrollo de nuestra organización.
