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El comercial mundial necesita ser más eficiente y más ágil. Este y otros hechos asociados a la logística y movimiento de cargas motivaron a la Organización Mundial de Aduanas ha crear lineamientos acreditables para lograr reducir los tiempos y aumentar la seguridad del comercio mundial.
Operador Económico Autorizado es la acreditación global que permite probar el cumplimiento de medidas relacionadas con la seguridad y buenas prácticas en la cadena de suministro internacional de mercancías. Las entidades acreditadas OEA se consideran socios fiables en la cadena de suministro.
Luego de definr qué es OEA, compartimos con ustedes el conocimiento que han adquirido los consultores de Asesores.io, que ha permitido a varias empresas obtener la acreditación de Operador Económico Autorizado en varios países de Centro América y El Caribe.
Aquí compartimos los beneficios que conocemos.
Atendiendo los lineamientos propuestos por la Organización Mundial de Aduanas, el OEA se entiende como el reconocimiento o estatus que otorga una autoridad aduanera a una empresa que demuestra estar comprometida con la seguridad en toda su cadena de suministro, mediante la adopción de practicas fundamentadas en la mejora y el cumplimiento de requisitos en materia de seguridad, lo que le genera una serie de beneficios en sus operaciones de comercio exterior, y el reconocimiento como una empresa segura tanto para sus asociados de negocio como para la autoridad aduanera.
¿Cuáles son los beneficios de obtener la acreditación OEA?
Beneficios para las empresas acreditadas OEA
- Facilitación en las solicitudes de regímenes aduaneros simplificados
- Menos controles físicos y documentales
- Prioridad y reducción en los controles e inspecciones
- Posibilidad que los controles no se realicen en el recinto de la Aduana
- Agilidad en el despacho de las mercancías
- Declaraciones sumarias de entrada o salida reducidas
- Reducción de importe por garantías
- Reconocimiento de la industria
- Uso del certificado como herramienta comercial
Dependiendo de cada país, los beneficios de obtener la acreditación irán variando, pero existe una estructura que comparten en su gran mayoría:
- Facilitación en las solicitudes de regímenes aduaneros simplificados
Algunos trámites y solicitudes relacionadas con las aduanas serán mas expeditas y con formularios simplificados para los que cuenten con la acreditación.
- Menos controles físicos y documentales
Al estar acreditados, la autoridad de aduanas ya tendrá a su disposición documentación de la empresa.
- Prioridad en los controles e inspecciones
Existirá un orden de prelación, en el cual los entes acreditados tendrán el privilegio de ser atendidos por sobre los que no estén acreditados.
- Posibilidad que los controles no se realicen en el recinto de la Aduana
En las autoridades de aduanas que cuenten con controles realizados en sitio,
- Agilidad en el despacho de las mercancías
Algunos países optarán por mejorar sus procesos y realizarlo de manera más eficiente, lo que también se transformaría en un procesos más ágil, con tiempos inferiores para los que cuenten con la acreditación.
- Declaraciones sumarias de entrada o salida reducidas
Fundamentado en la relación de confianza que surgirá producto del proceso de acreditación entre el OEA y la entidad de aduanas de su país, se podrían realizar declaraciones reducidas para la entrada y salida de mercadería.
- Reducción de importe por garantías
Considerando que la documentación que se presenta para aplicar a la acreditación, sirve para evidenciar el nivel de solidez financiera y controles implementados para reducir los riesgos asociados al negocio, se puede inferir que el nivel de riesgo de trabajar con una entidad acreditada OEA es inferior al de una empresa no acreditada.
Este nivel de confianza, se podría manifestar en reducir las garantías que se le piden a la entidad, o inclusive, en algunos países hasta podrían simplemente no pedirle garantías a la entidad para sus trámites aduanales.
- Reconocimiento de la industria
OEA es una acreditación con renombre internacional, las empresas que cuenten con la acreditación, sabrán que los riesgos de trabajar con otra entidad acreditada serán inferiores a trabajar con una que no cuenta con la acreditación.
- Uso del certificado como herramienta comercial
Contar con la acreditación definitivamente que será una herramienta comercial de diferenciación para las empresas que cuenten con la misma, a la hora de compararse con otras que no la tengan. Seguramente existirán clientes que entenderán que esta acreditación se transformaría en una relación más fructífera para ellos.
La acreditación
El nacimiento de la acreditación OEA se debe a la Organización Mundial de Aduanas (OMA), quienes definen a un operador económico autorizado (OEA) de la siguiente manera:
«una parte involucrada en el movimiento internacional de mercancías en cualquier función que ha sido aprobado por o en nombre de una administración nacional de aduanas como el cumplimiento de la OMA o equivalente de la cadena de suministro de las normas de seguridad. Los operadores económicos autorizados incluyen, entre otros, fabricantes, importadores, exportadores, corredores, transportistas, consolidadores, intermediarios, puertos, aeropuertos, operadores de terminales, operadores integrados, almacenes y distribuidores»
El comercio mundial ha crecido en los últimos años, lo que también provocó un incremento en las amenazas de seguridad para el transporte internacional de mercancías. Estas dos condiciones, han obligado a las administraciones de aduanas a pivotear y redirigir su foco hacia el aseguramiento del flujo del comercio internacional y de su función en cuando al derecho aduanero.
Como una manifestación de esta nueva dirección, OM confeccionó el marco normativo de la OMA, para asegurar y facilitar el comercio global, dicho marco tiene el nombre SAFE, que inglés equivale a “SEGURO” o “A SALVO”.
SAFE está basado en 4 elementos fundamentales:
- Armonización de la información electrónica previa
- Cada país que compromete SAFE para el empleo de una constante gestión de riesgos enfoque para hacer frente a las amenazas de seguridad
- A petición de la administración de aduanas de la nación receptora, la administración de aduanas de la nación enviando llevará a cabo una inspección de los contenedores de alto riesgo y de carga.
- Definición de beneficios que obtendrán las empresas que cumplan las normas de seguridad mínimas cadena de suministro y las mejores prácticas.
OEA, es parte integral y producto de SAFE. Su esencia se puede percibir en la relación que deben llevar las autoridades de aduana y los negocios en cada país. Una entidad puede ser acreditada OEA cuando pueden demostrar que cuentan con altos estándares de calidad internos, que impedirán, o reducirán mas bien, que las mercaderías sean mal manipuladas, por ejemplo:
- Asegurar la integridad de los datos. Lo que se manifiesta que está en el contenedor, es lo que en efecto está allí dentro, no más no menos.
- Asegurar la integridad de sus colaboradores, que no introducirán bienes no en un contenedor que no deberían estar allí.
- Acceso seguro a sus instalaciones, para impedir que terceros no autorizados tengan acceso a introducir bienes en un contenedor.
Como resultado de todo lo anterior, la autoridad de aduana puede aumentar su confianza para con esta entidad acreditada OEA, lo cual se verá manifestado como menos inspecciones en los bienes importados o exportados por este ente económico. Esto también se extiende al transportista, ya que la mercadería estará disponible más rápido y por ende se podrán entregar en menor tiempo, reduciendo los costos de transporte.
¿Cuál es el objetivo de OEA?
El objetivo de los programas de Operador Económico Autorizado es garantizar unos niveles mínimos de seguridad y facilitar el flujo del comercio internacional, forjando alianzas sólidas entre el sector público y privado que permitan garantizar la seguridad de toda la cadena de suministro y construir relaciones de confianza.
¿Cuál es el marco normativo internacional del Operador Económico Autorizado?
Es el marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Global expedido por la Organización Mundial de Aduanas, el cual establece los lineamientos y pilares fundamentales en los cuales deben centrar sus prioridades las aduanas del mundo. Dentro de los objetivos fundamentales de este marco se encuentra la necesidad de fomentar un comercio ágil y seguro a través de cadenas de suministro fuertes y seguras; y el promover la asociación, comunicación y cooperación entre el sector público y privado, fundamentalmente con la implementación del OEA.
El marco promueve la aplicación de cuatro elementos básicos así:
- Información electrónica anticipada sobre los envíos destinados al interior, al exterior o que están en tránsito.
- Implementación de un servicio fortalecido de análisis de riesgos para abordar temas relacionados con seguridad, enfrentar las posibles amenazas y controlar los riesgos.
- Inspección de la carga de alto riesgo utilizando equipos de inspección no intrusiva.
- Cumplimiento de las normas mínimas de seguridad en la cadena de suministro e implementación de mejores prácticas por parte del sector privado.
Lo anterior, fundamentado en dos pilares básicos:
- Relación Aduana – Aduana: Busca el fortalecimiento del trabajo conjunto a través de la puesta en práctica de once normas que lo componen así: gestión integrada de la cadena logística, autorización para inspeccionar la carga, tecnología moderna en los equipos de inspección, sistemas de análisis de riesgos, cargas de alto riesgo, información electrónica anticipada, selección y comunicación, evaluación y rendimiento, evaluación de la seguridad, integridad de los funcionarios de la aduana y por ultimo las inspecciones de seguridad de mercancías destinadas al exterior.
- Relación Aduana – Empresa: propende por una asociación público – privada para lograr una cadena de suministro ágil y segura; su principio básico es la implementación y puesta en marcha de la figura del OEA. Las normas de este pilar son: asociación, seguridad, autorización, tecnología, comunicación y facilitación.
¿Cómo se obtiene la acreditación OEA?
Cada país que ha implementado el OEA, está en la libertad de establecer sus propios requisitos.
A manera de condiciones generales que hemos podido identificar a lo largo de la región, podemos resaltar las siguientes:
- Asociados de negocios: en este capitulo se establecen los requisitos generales para la contratación y mantenimiento de clientes y proveedores, que garanticen procedimientos seguros no solo por parte del OEA, sino de sus asociados.
- Seguridad de personal: identificando el proceso previo a la contratación de los empleados que trabajan para la compañía, así como el control una vez despedidos o retirados.
- Seguridad de Tecnología de la Información: requisitos que permiten establecer el nivel de seguridad de los sistemas y programas utilizados.
- Controles de acceso físico: para identificar tanto a los empleados como visitantes y restringir el acceso a las áreas determinadas criticas.
- Entrenamiento y capacitación que se brinda en la compañía enfocado a la prevención de ataques, amenazas y riesgos.
- Seguridad física de todas las áreas: evaluando los cercamientos, puertas, estacionamiento de vehículos, estructura de los edificios, control de cerraduras y llaves, iluminación y control de los sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia.
- Seguridad de contenedores: para evidenciar la integridad en el punto de llenado, la inspección, el almacenaje y la utilización de sellos de alta seguridad.
- Seguridad en los procesos básicamente de transporte, manejo y almacenaje de la carga.
- Historial satisfactorio de cumplimiento de los requisitos aduaneros.
¿Qué son asociados de negocios?
Es considerado un asociado de negocio toda aquella persona contratada o subcontratada para la realización de un servicio o para la provisión de un bien, cuya acción pueda repercutir en la seguridad de la cadena logística de la empresa contratante: entre estos, sin que la presente enumeración sea limitativa, se encuentran: transportistas, fabricantes, proveedores, agente de aduanas, consolidador de carga, agencia naviera, importadores, exportadores entre otros.
¿Todos los asociados de un OEA deberán estar autorizados como Operadores Económicos Autorizados?
El OEA es un programa voluntario. En este sentido, ni la autoridad aduanera ni un Operador Económico Autorizado, podría exigir a los asociados de negocio de este último estar autorizados como OEA. No obstante, estos podrían invitar a sus asociados comerciales a reforzar la seguridad de la parte de la cadena en la cual participen y a que ratifiquen sus compromisos a través de la celebración de acuerdos contractuales conservando la documentación que pruebe dichos esfuerzos.
¿Qué costo tendrá el ser reconocido como OEA?
Ninguno, la autorización o reconocimiento como OEA serán gratuitos. El interesado en obtener la autorización que otorgue la autoridad aduanera no debe cancelar valor alguno por los trámites correspondientes a la solicitud o visitas de validación.
¿Cuántos tipos de acreditaciones OEA existen?
Se distinguen dos tipos de acreditaciones:
- Simplificaciones establecidas en la normativa aduanera (AEOC)
- Controles aduaneros relativos a protección y seguridad (AEOS)
¿Quiénes pueden aplicar para la acreditación OEA?
Los siguientes jugadores dentro de la cadena logística podrían aplicar para obtener la acreditación como OEA:
- Importador o Exportador
- Transportista (aéreo, marítimo o terrestre)
- Corredores y Agentes corredores de Aduanas
- Agentes de Carga
- Depósitos Aduaneros
- Aeropuertos
- Puertos Marítimos
- Ferrocarriles
- Operadores Logísticos
- Courier o envíos expresos
Cada país contará con su propia entidad que emitirá la acreditación, a continuación la lista de las mismas para la región de América que hemos podido ubicar:
¿Es necesario tener una certificación ISO 9001:2015 para poder obtener la acreditación OEA?
No, no es necesario tener una certificación ISO 9001:2015 para obtener la acreditación OEA. Pero, si la entidad cuenta con una certificación ISO 9001:2015 u otro sistema de gestión de la calidad, debería ser considerado como un buen precedente, además de evidenciar un grado de desarrollo y compromiso de la empresa con los programas internacionales de seguridad y gestión.
Para obtener una certificación ISO 9001:2015 se deben cumplir con una serie de requisitos, de los cuales varios podrían coincidir con los requisitos para la acreditación como OEA, siempre teniendo presente que cada país, a través de su propio ente acreditador, maneja los requisitos para sus entidades locales.
