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Un acuerdo de confidencialidad es un contrato en el cual una o ambas partes se comprometen a no divulgar información que le compartirá la otra parte. Este contrato busca proteger datos sensibles para una de las partes, como podría ser su estrategia de mercadeo, su procedimiento de fabricación o la idea novedosa que es el corazón del negocio.
Te voy a contar algo, pero no se lo digas a nadie
Tengo una idea de negocios y no quiero que me la roben, pero puedo hacerla realidad sólo, ¿podrías ayudarme sin divulgarla?
¿Has escuchado estas frases antes?
El primer paso antes de iniciar una discusión de negocios, es firmar un Acuerdo de Confidencialidad.
La manera legal, a través de un contrato, de asegurar de que otra persona no comparta o haga pública la información que tu conoces y que es valiosa para ti es con un acuerdo de confidencialidad (o por sus siglas en inglés NDA).
Tienes tu idea de vender hielo a los esquimales y estás buscando un proveedor que te ayude a confeccionar tu logo, o alguien que te lleve el hielo desde tu fábrica hasta la tienda o tu punto de venta. Antes de esa reunión importante con tu proveedor, lo que se acostumbra en los negocios es firmar un acuerdo de confidencialidad.
Seguramente cuando te reúnas con tu proveedor, le compartirás tu plan de negocios, tu estrategia, información que has recolectado y que no es de dominio público, tu plan de mercadeo, las personas que contratarás para promover tu hielo o dar a conocer tu marca de hielo.
Todo lo anterior deberías hacerlo sólo luego de firmar un NDA.
Si tienes un NDA firmado, si una de las partes comparte la información que se le facilitó, deberá ser responsable por su error, y este error deberá ser pagado con dinero. Sin un NDA, esto es casi imposible.
Acá podrás conocer algunos escenarios en los cuales es muy útil un Acuerdo de Confidencialidad.
¿Quiénes firman el Acuerdo de Confidencialidad?
Las partes o los firmantes para este contrato son: el que quiera compartir información y el que quiera recibir esta información.
Adelante veremos que existen dos tipos de acuerdos de confidencialidad, por lo que los roles y las responsabilidades podrían estar para ambos lados, dependiendo del caso.
Motivos para compartir la información
Esta es una sección que puede jugar un rol protagónico en caso de una disputa o un juicio. Si el contrato cuenta con motivos claros y específicos que denotan el objetivo o la motivación para compartir la información, esto ayuda a tener límites.
En el caso de una divulgación, si el acuerdo de confidencialidad establecía que el objetivo del acuerdo de confidencialidad era evaluar el uso del CRM (ver abajo) y la información divulgada está relacionada con la fórmula para hacer el condimento para el pollo, al no existir una relación, el acuerdo no cubriría esta información confidencial.
Uso de la información
El contrato también debería establecer que uso se le puede dar a la información compartida.
A manera de ejemplo, si la información que se comparte está permitida solamente para que el potencial proveedor evalúe al cliente y realice una propuesta comercial, cualquier uso distinto a ese, sería una violación al contrato.
Tipo de Información que puede cubrir un Acuerdo de Confidencialidad
Un contrato de confidencialidad puede cubrir cualquier tipo de información. Podríamos iniciar resaltando lo importante que es para un negocio su base de datos de clientes, la cual podría estar contenida en un CRM (por sus siglas en inglés que se refieren a un Customer Relationship Management).
Supongamos que estamos evaluando un proveedor nuevo para cargar los datos de los clientes, antes de embarcarnos en una discusión sobre los detalles, deberíamos firmar un NDA. En este NDA indicaríamos que se estarán compartiendo la estructura actual de la información, además de la información de algunos clientes.
En la práctica es común, que como parte de un proceso de selección de proveedores se celebren acuerdos de confidencialidad.
Frente a una empresa que desea contratar con un consultor para que los ayude a implementar un sistema 
de gestión de calidad, esta debe brindarle información a los potenciales proveedores para estos puedan hacer una propuesta.
Para poder definir el esfuerzo que le tomará al consultor implementar el sistema de gestión de calidad, este debe conocer cuales son los procesos y procedimientos que tiene vigentes la empresa. Esta información, es sensitiva para la empresa. Entregar esto sin un acuerdo de confidencialidad vigente, sería un gran error, o al menos, un gran riesgo.
¿Qué información no cubre un Acuerdo de Confidencialidad?
Es difícil creer que toda la información con que cuenta una empresa debe ser considerada confidencial y debe ser cuidada como tal.
Existen varias excepciones que se listan en un contrato de confidencialidad, las más populares son las siguientes:
- Dado el caso de la información se encontrara en el dominio público en el momento de que fue compartida.
- La parte ya conocía la información, antes de celebrar el contrato y que no exista una restricción previa de confidencialidad con relación a la otra fuente.
- Cuando una ley, norma o un mandato judicial exija su divulgación.
- En caso de que la parte pueda probar que la información fue recibida legítimamente de un terceros.
Duración del Acuerdo de Confidencialidad
Todo contrato debería tener una duración y el NDA no es la excepción. Existen algunos datos que deben ser protegidos de forma perpetua, ya que no pierden valor o vigencia, pero por otro lado existen datos que su relevancia se desvanece conforme pasa el tiempo.
La receta del pollo del coronal Sanders seguramente hay que protegerla a perpetuidad, porque es la clave del sabor del pollo.
En temas de tecnología, por ejemplo, los desarrollos y las innovaciones después de 2 años, probablemente no valgan lo mismo.
Tener contratos de confidencialidad vigentes de forma indefinida y sobre información que no tiene mayor valor, es un riesgo para cualquier empresa.
Tipos de Acuerdos de Confidencialidad
Con el interés de lograr agruparlos, podríamos tener dos grandes grupos: el acuerdo de confidencialidad unilateral y el bilateral.
La diferencia radia en quién o cuantas partes estarán compartiendo información. En el unilateral, solamente uno de los firmantes estará dando información confidencial. Esto significa que la otra parte sólo deberá recibir los datos y cuidarlos. De este modo la responsabilidad se limita para la parte que recibe los datos. No hay responsabilidades para el dueño de los datos que los compartió.
En el caso del bilateral, ambas partes compartirán información. Ambas partes tendrán información de la otra y deberán cuidarla, como si fuera suya.
En conclusión: Acuerdo de Confidencialidad
El contrato de confidencialidad es un marco legal importante en los negocios, el cual se utiliza para proteger información sensitiva y valiosa. Son utilizados para proteger información que, si llegase al dominio público, causarían daños a sus dueños. Cualquier información puede ser considera confidencial y pueden celebrarse contratos bilaterales o unilaterales, dependiendo del caso.
Definiciones:
Dominio Público: Se refiere a información que puede ser accesible para cualquier persona, ya que fue publicada en medios masivos tales como sitios web, periódicos, revistas, etc.
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